Kỳ thông báo phí
Mục đích: Mở kỳ để nhập chỉ số và lập thông báo phí.
Ai sử dụng: Quản trị dự án.
Điều kiện: Đã đăng nhập và đang ở đúng dự án.
Đường dẫn: Menu trái → Quản lý tài chính → Kỳ thông báo phí.
Phiên bản: RMS 2.1.0. Phần thêm theo từng bản: Tính năng theo phiên bản.
- Từ 2.1.0: tạo hóa đơn theo kỳ có bước kiểm tra trước khi tạo, xem tiến độ trực tiếp và dừng theo dõi khi đang chạy.
- Từ 2.1.0: sau khi tạo, xem số hóa đơn, dải số hóa đơn và căn bị bỏ qua kèm lý do. Bấm vào căn để nhập chỉ số. Đóng nhầm thì mở lại kết quả được.
Danh sách và tạo mới
- Mở Kỳ thông báo phí. Khi chưa có kỳ, giữa màn hình là Chưa có kỳ nào. Tạo kỳ mới để bắt đầu.
Vòng đời kỳ
| Trạng thái kỳ | Nghĩa |
|---|---|
| Chưa tạo | Tháng chưa có kỳ. Bấm Tạo kỳ để bắt đầu |
| Đang ghi số | Đang nhập chỉ số, diện tích |
| Đang phát hành | Đang tạo và gửi hóa đơn |
| Đã chốt | Đã bấm Chốt kỳ. Kỳ khóa, không sửa dòng được |
Mỗi dòng (căn × loại phí) có trạng thái Chưa ghi, Đã ghi, Đã tạo, Đã gửi, Loại khỏi kỳ. Loại phí: Điện, Nước, Quản lý, Bãi xe, Dịch vụ, Khác.
Các bước trong một kỳ
- Bấm Tạo kỳ. Hộp Xác nhận tạo kỳ thanh toán hỏi "Bạn có chắc chắn muốn tạo kỳ thanh toán cho kỳ này không?". Bấm Xác nhận. Thành công: Tạo kỳ thanh toán thành công (kỳ lớn có thể hiện Đang tạo kỳ (xử lý nền)…).
- Nhập chỉ số từng căn ngay trên bảng, hoặc Import từ file. Ô đang sửa hiện "Chưa lưu · Enter để lưu, Esc để huỷ"; sau khi lưu hiện Đã lưu. Thành công: Đã lưu chỉ số.
- Xử lý dòng thiếu dữ liệu: Nhập diện tích (cần lý do), Thay đồng hồ (nhập Chỉ số sau thay và lý do), Loại khỏi kỳ (bắt buộc lý do), Đưa lại vào kỳ ("Đưa căn … trở lại kỳ này?"). Thêm căn hoặc phí thiếu bằng Bổ sung căn/phí.
- Bấm Review & tạo hóa đơn. Hộp xác nhận liệt kê dòng chặn: Chưa ghi chỉ số, Thiếu diện tích, Thành tiền 0đ. Lưu ý trên hộp: "Tạo hóa đơn là khóa dòng, sau đó chỉ sửa qua hóa đơn điều chỉnh." Bấm Xác nhận tạo … hóa đơn. Thành công: Đã tạo … hóa đơn.
- Bấm Gửi thông báo. Hộp Kiểm tra trước khi gửi hiện số căn gửi được và căn bị bỏ qua, chọn kênh Thông báo app, Email, SMS. Kết quả: "Đã gửi … căn · lỗi … · bỏ qua …".
- Khi không còn dòng chặn, bấm Chốt kỳ. Thành công: Đã chốt kỳ thành công.
Sai số sau khi đã tạo hóa đơn: bấm Điều chỉnh trên dòng, chọn Tính lại theo số liệu hoặc Điều chỉnh số tiền, nhập Lý do điều chỉnh (ví dụ "Nhập sai số đồng hồ"), bấm Tạo hóa đơn điều chỉnh.
Bảng bên cạnh Chi tiết căn có Lịch sử 6 kỳ và Nhật ký.
:::warning Lỗi thường gặp
- Không thể tạo kỳ thanh toán cho tháng tương lai.
- Chỉ số mới nhỏ hơn chỉ số cũ. Thay đồng hồ?: nếu đồng hồ đã thay, dùng Thay đồng hồ.
- Người khác vừa sửa dòng này. Đã tải lại.: nhập lại trên số mới.
- Dòng đã tạo hóa đơn - dùng Điều chỉnh.
- Có dòng chưa đủ điều kiện - không tạo hóa đơn, Còn dòng chặn - chưa thể chốt kỳ: xử lý hết dòng chặn trước.
- Kỳ đã chốt: kỳ đã khóa, không sửa được.
- Vui lòng nhập lý do: bỏ trống lý do khi loại dòng.
- Chọn ít nhất một kênh để gửi. :::